Concetto di extra-costo nella flotta automezzi

Conosci i costi complessivi di flotta, ma sai specificare e analizzare le singole voci di spesa?

Uno degli obiettivi che Fleet System si prefigge di raggiungere nell’applicazione di un sistema strutturato di gestione flotta è la riduzione o la completa eliminazione degli extra-costi presenti nella flotta automezzi.

Ma cos’è un extra-costo? In generale gli extra-costi, come i costi nascosti, sono quei costi che sono difficilmente riconoscibili o quantificabili ma che influenzano negativamente il bilancio di un’azienda, anche bisogna considerare che sono presenti in tutte le organizzazioni e vengono pagati praticamente sempre. Talvolta è difficile ricondurli a vere e proprie voci di costo. Questi extra-costi possono essere dovuti a inefficienze, errori, ritardi, e in particolare sono imputabili a mancanza di organizzazione, trasparenza e controllo. Essendo importi non necessari, questa componente è definita per natura come un “extra”.

Il concetto è: se un’attività si può migliorare, si deve farlo! Non farlo implica assorbire dei costi maggiori che si potrebbe evitare. O quantomeno, indirettamente, si può ottenere la consapevolezza di quali siano i limiti o i punti di forza dell’attuale organizzazione.

Molte imprese non ritengono di dover strutturare l’organizzazione della flotta automezzi perché pensano di non averne la necessità oppure poiché considerano la spesa troppo impegnativa.

Tuttavia in mancanza di procedure standard definite, non è possibile raccogliere i dati relativi alla flotta e misurarne di conseguenza le performance.

Ma anche in presenza di un database di dati strutturato e voci di costo suddivise con criterio, calcolare solo i costi non è comunque sufficiente. Diventa necessario analizzarli, capire le inefficienze e individuare le relative aree di miglioramento.

Ognuna di queste attività è tuttavia onerosa: è necessario raccogliere i dati in maniera continuativa, strutturata ed efficiente. A tal fine è necessario selezionare degli strumenti informatici ottimali per una gestione corretta dei dati di flotta. A questo punto si hanno dunque a disposizione le informazioni per prendere decisioni strategiche consapevoli e coerenti, sulla base di numeri, indicatori e analisi oggettive. Di conseguenza sarà più agevole identificare quelle situazioni che generano inefficienze e spreco di risorse, con costi non contabilizzati, ma esistenti.

A partire dal concetto che l’analisi dei costi non è comunque un’attività basica, senza un sistema di gestione flotta organizzato è ulteriormente difficile calcolare la parte “extra” di un “costo standard”, che riduce sempre e comunque la redditività aziendale.

Infine, oltre a ridurre la componente dei costi, la conoscenza e l’interpretazione dei dati comporterà una capacità di lettura più consapevole e una reazione più rapida ai cambiamenti del mercato, per guidare le successive decisioni verso la giusta direzione.

Fleet System supporta le aziende nell’analisi dei costi ma prima ancora nell’individuare la giusta strategia per ogni singola realtà, partendo dall’analisi delle specifiche attività e dell’organizzazione aziendale, in base a ogni esigenza e peculiarità. 

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